Un état comptable peut comporter de une à trois colonnes, que l’on nomme A, B et C.
Pour créer un état comptable, entrer un code dans la première zone.
On doit ensuite indiquer le titre de l’état ainsi que les intitulés des colonnes ainsi que les types de colonnes.
Dans le titre et les intitulés de colonnes, les codes suivants peuvent être utilisés :
•&N : année en cours,
•&N-1 : année précédente,
•&M : mois en cours,
•&M-1 : mois précédent.
•Le type de colonne indique la façon dont sont récupérées les données :
•Pour la première colonne (A), on peut choisir :
•Mois M, année N : valeurs du mois courant,
•Cumuls 1 : M-1 année N : cumuls des montants mensuels entre le premier mois de l’exercice et le mois précédent,
•Cumuls 1 :M année N : cumuls des montants mensuels entre le premier mois de l’exercice et le mois courant,
•Cumuls 0 :M-1 année N : cumuls des montants mensuels entre l’arrêté d’ouverture de l’exercice et le mois précédent,
•Cumuls 0 : M année N : cumuls des montants mensuels entre l’arrêté d’ouverture de l’exercice et le mois courant,
•Mois 0 année N : montants de l’arrêté d’ouverture
•Mois M, année N-1 : valeurs du mois courant de l’exercice précédent,
•Cumuls 1 : M année N-1 : cumuls des montants mensuels entre le premier mois et le mois courant de l’exercice précédent,
•Cumuls 0 : M année N-1 : cumuls des montants mensuels entre l’arrêté d’ouverture et le mois courant de l’exercice précédent,
•Fin année N-1 : cumuls de l’arrêté d’ouverture jusqu’à l’arrêté 12 de l’année précédente.
Pour la deuxième colonne (B), on peut choisir
•Soit rien, l’état ne comportera qu’une seule colonne,
•Soit des montants calculés à partir de la formule de calcul définie en colonne B,
•Soit des valeurs calculées comme pour la colonne A
Pour la troisième colonne (C), on peut choisir
•Soit rien, l’état ne comportera qu’une ou deux colonnes,
•Soit Somme, le montant sera égal à la somme des deux premières colonnes,
•Soit Différence, le montant sera égal à la différence entre la première et la deuxième colonne,
•Soit des montants calculés à partir de la formule de calcul définie en colonne C.
Ces diverses options permettent de nombreuses présentations d’états.
On définit les caractéristiques de chacune des lignes de l’état :
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Type de ligne |
Le type de ligne commande la police utilisée et le cadrage de la ligne. Les titres sont cadrés à gauche alors que les totaux sont cadrés à droite. Titre 1 et Total 1 sont affichés et imprimés en corps 12 gras. Titre 2 et Total 2 sont affichés et imprimés en corps 11 gras. Titre 3 et Total 3 sont affichés et imprimés en corps 10 gras. Titre 4 et Total 4 sont affichés et imprimés en corps 9 gras. Détail est affiché et imprimé en corps 8. Le type de ligne Trait affiche et imprime un trait horizontal. |
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Libellé |
La zone Libellé contient le texte affiché sur la ligne. Le bouton de recherche situé à droite permet de récupérer un libellé de compte général (mais non le numéro de compte). |
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Condition |
La liste déroulante Condition permet d’indiquer une condition sur le montant calculé pour la première colonne pour l’affichage de la ligne : Sans : la ligne sera toujours affichée, <> 0 : la ligne sera affichée si le premier montant est différent de zéro, > 0 : la ligne sera affichée si le premier montant est positif, >= 0 : la ligne sera affichée si le premier montant est positif ou nul, < 0 : la ligne sera affichée si le premier montant est négatif, <= 0 : la ligne sera affichée si le premier montant est négatif ou nul. |
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Expr. Col A |
Cette zone contient l’expression de calcul du premier montant (tous les espaces sont ignorés). On indique un ou plusieurs numéros de compte suivi de l’indication du type de montant à retenir : DB : montant débit, CR : montant crédit, SD : solde débiteur, SC : solde créditeur. Les expressions peuvent contenir les opérateurs + ou -. Exemple : 2 DB – 28 SD + 208000CR Si on amène le curseur sur le bouton situé à droite de la zone, l’expression est interprétée. Cela permet de repérer les erreurs éventuelles. |
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Couleur |
La liste déroulante Couleur permet de choisir la couleur dans laquelle sera affichée et imprimée la ligne. |
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Police |
La liste déroulante Police permet de choisir la forme du texte : italique ou non, souligné ou non. |
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Expr. Col B |
Même fonctionnement que pour l’expression de la colonne 1 |
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Expr. Col C |
Même fonctionnement que pour l’expression de la colonne 1 |
N.B. : pour éviter de faire la somme de nombreux comptes dans une expression, il est utile de créer des comptes de regroupement à divers niveaux.
On peut faire référence à un ou plusieurs montants calculés dans les lignes précédentes de l’état en introduisant dans l’expression les codes Lx où x est un numéro de ligne. On peut préciser la colonne : LxA, LxB, LxC ; si l’on ne précise pas la colonne, c’est la colonne correspondante qui est prise en compte.
Pour enregistrer une ligne, appuyer sur la touche Entrée ou cliquer sur le bouton OK dans le cadre inférieur.
Les boutons situés en bas du cadre inférieur permettent de créer de nouvelles lignes à l’endroit désiré et de supprimer des lignes existantes. Un état doit comporter au moins une ligne.
Pour supprimer entièrement un état, cliquer sur le bouton Supprimer dans la barre de droite.
Pour enregistrer l’état, cliquer sur le bouton OK.
Pour tester l’apparence de l’état que l’on est en train de créer, cliquer sur le bouton Test.
Le bouton Exporter … permet d’enregistrer l’ensemble de la structure comptable pour être réutilisée dans un autre dossier.