On sélectionne un code Client ou un code Fournisseur. Les factures et règlements sont affichées ainsi que les montants totaux débit et crédit et le solde débiteur (DB) ou créditeur (CR).
On peut sélectionner de n’afficher que
•les écritures lettrées (rapprochement effectué entre factures et règlements),
•les écritures non lettrées (le règlement n’a pas été encore reçu ou le paiement n’a pas été encore fait),
•les écritures échues (dont la date d’échéance est antérieure à la date du jour) ; ce sont les factures dont on n’a pas reçu le règlement ou dont on n’a pas effectué le paiement.
Le lettrage
Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures débit avec une ou plusieurs écritures crédit pour des montants débit et crédit égaux. Cela permet de repérer les factures qui ont été payées et celles qui ne le sont pas.
Le code lettrage se compose d’un ensemble de 4 lettres commençant par AAAA et incrémenté automatiquement après chaque lettrage (AAAB, AAAC…). Le prochain code lettrage qui sera utilisé est affiché en bas de la fenêtre.
On peut lettrer des écritures en cliquant dans la colonne Lettrage. Le cumul des montants lettrés débit et crédit est mis à jour. Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le lettrage dans les écritures. On ne peut enregistrer le lettrage que si ces montants sont égaux.
On peut dé-lettrer des écritures en cliquant sur une écriture lettrée. Toutes les lignes portant le même code Lettrage sont délettrées. Pour enregistrer ce délettrage, cliquer sur Enregistrer.
Le lettrage automatique
Le lettrage automatique lance une procédure qui cherche à rapprocher automatiquement des débits et des crédits.
Plusieurs méthodes sont proposées dans la liste déroulante :
•Le lettrage descendant : on examine les écritures non lettrées par ordre chronologique ; si l’on trouve un solde nul, on lettre toutes les écritures qui aboutissent à ce solde ;
•Le lettrage sur somme : on recherche deux écritures dont les montants débit et crédit sont égaux ;
•Le lettrage sur groupe : on recherche un groupe de lignes débit égale à un crédit ou vice-versa ;
•Le lettrage par remontée différentielle : on cherche à expliquer le solde débiteur ou créditeur du compte par la somme de 1 à 4 écritures ;
•Le lettrage combiné : on examine toutes les combinaisons de 1 à 3 débits avec 1 à 3 crédits.
Lorsqu’une des méthodes est parvenue à lettrer des écritures, le code Lettrage est reporté dans les lignes et il est incrémenté. On peut lancer de nouveau un lettrage automatique avec l’une des méthodes proposées.